Неясные цели, нарастающий каскад просроченных задач, непрозрачность
ситуации? Хорошо структурированный план действий может повысить эффективность
вашей команды более чем на 30%. Нормальный путевой лист проекта поможет Вам
превратить амбициозные цели в конкретные действия, которые можно организовать и
измерить в цифрах.
ОРИГИНАЛЬНЫЙ ТЕКСТ НАХОДИТСЯ
ЗДЕСЬ.
В управлении проектом, идёт ли речь о
стратегическом планировании или о том, чтобы сверстать план текущих задач, это
поможет вам прояснить зоны ответственности, держать руку на пульсе задач и при
этом не забыть ничего важного. Благодаря средствам визуализации, таких, как
диаграмма Ганта или простенькие таблицы Excel, руководитель получает возможность видеть,
координировать и ясно понимать.
Для любого профессионала, когда-либо
управлявшего проектом, это риторический вопрос. План описывает необходимые
этапы, ресурсы, которые необходимо привлечь, меры, которые надо осуществить, и
формулирует критерии успеха. План помогает организатору работ создать лист
заданий и избежать вещей, которые могут помешать выполнению основной задачи.
План действий неразрывно связан со
стратегией планирования. Компания, поставив долгосрочную цель, например,
увеличить товарооборот или запустить новый продукт, намечает затем пути ее
реализации посредством конкретных действий: в этом и будет заключаться роль
плана действий.
Но эти методы не ограничиваются рамками стандартной
стратегии. Они переплетаются с индивидуальными аспектами, как в работе, так и в
частной жизни:
- коммерческий план действий по стимулированию продаж
- план корректирующих действий после аудита.
- план действий по личностному развитию для достижения индивидуальной цели
- или ещё план проекта с участием нескольких заинтересованных сторон
Независимо от того, реализуете ли вы
стратегический план или занимаетесь повседневными регламентными действиями,
хорошо отработанный план действий - источник достоверной информации с
обновлениями в режиме реального времени, визуализацией взаимных связей и
согласованием действий команд по конкретным задачам.
6
шагов для создания четкого плана действий.
Чтобы
ваш план увенчался успехом, каждый этап должен быть структурирован и подстроен
под ваши ресурсы и ограничения. Начнём с того, что лежит в основе любых
инициатив – желаемого результата.
Определите свою цель по
принципу SMART
Каждый план реальных действий начинается с
постановки ясной и измеряемой задачи. В этом вам поможет метод SMART (S - Specific (конкретная) M - Measurable (измеримая) A - Achievable/Attainable (достижимая) R - Relevant/Realistic (релевантная/реалистичная) T - Time-bound/Timely (ограниченная по
времени)). Например: «Закончить проект в течении 4-х месяцев, начиная с
сегодняшнего дня без того, чтобы выйти за рамки бюджета». Это формулировка по
принципу SMART, от которой вы будете отталкиваться при реализации вашего плана
действий.
ОПРЕДЕЛИТЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЭТАПЫ И СОПУТСТВУЮЩИЕ ЗАДАЧИ. Когда цель поставлена, детализируйте этапы плана действий и их конкретную реализацию. Этот список задач позволяет упорядочить работу команды, определить потребности в людских и материальных ресурсах и создать необходимые условия на рабочих местах. Каждая задача должна быть чёткой, по возможности иметь сроки выполнения, и привязанной к одной из целей, обозначенных в плане. Рассмотрите возможность привлечения всех заинтересованных сторон.
Конкретные примеры:
- Цель НР-службы: к июню подобрать двух кандидатов. Отсюда
вытекают задачи: утвердить бюджет, опубликовать объявление, спланировать
собеседования.
- Цель проекта: внедрение нового программного
обеспечения. Отсюда вытекают задачи: выбор инструментов, тестирование,
обучение.
- Цель мероприятия: организовать благотворительный забег.
Отсюда вытекают задачи: найти спонсоров, привлечь волонтеров, запустить рекламу.
Определившись
с конкретными задачами, распределите их среди членов команды по принципу «от
каждого – по способностям». Это в равной степени включает определение
финансовых ресурсов, наличие оборудования и учёт факторов, которые могут
вызвать задержку процесса.
Если
в наличии нет каких-то ресурсов (проблемы с бюджетом, наймом персонала и т.п.),
запишите их в план как предварительные условия или отдельные пункты действий.
Если проект хорошо управляется, то эти элементы всегда учитываются на начальном
этапе.
может блокировать другую. Выстраивание такой иерархии имеет важное значение для предотвращения возникновения узких мест в ходе реализации проекта. Комментарий блоггера. Затронута моя любимая тема. О сетевом графике я могу говорить вечно. Конец комментария.
Установите реалистичные сроки для этапов проекта
Чтобы
выдерживать сроки, каждая задача должна иметь дату начала и срок исполнения.
Установка вех позволяет обозначать «этапы большого пути» в проекте и удерживать
мотивацию команды. Использование диаграммы Ганта или визуальное планирование с
помощью управленческого софта (Asana, Excel, etc.) позволяет сопровождать проект в режиме реального времени и в случае
необходимости корректировать. Такой «Взгляд сверху» ограничивает вероятность
того, что что-то выпадет из вида, и благоприятно для постоянного
усовершенствования.
Отслеживайте результаты и адаптируйте план на ходу.
План
действий – это не догма. Как менеджер проекта, вы должны гибко реагировать на
новые ограничения, смену приоритетов, просроченные задачи и т. д. Отдавайте
предпочтение тому решению, которое позволит вам вносить динамические
обновления, задействовать тех сотрудников, которых нужно задействовать, и
обеспечивать прозрачный мониторинг.
ЧТОБЫ БЫТЬ В
КУРСЕ ПОСЛЕДНИХ НОВОСТЕЙ, ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА Telegram-канал
«КАРЬЕРА ИТ-МЕНЕДЖЕРА».