ОРИГИНАЛЬНЫЙ ТЕКСТ НАХОДИТСЯ ЗДЕСЬ.
1. ОСВОЙТЕ ГОРЯЧИЕ КЛАВИШИ
Постоянные ответы на входящие письма становятся замкнутым циклом. Поэтому освоение горячих клавиш может стать переломным моментом для повышения эффективности. Статья на сайте Джульетта будет путеводителем по горячим клавишам для различных почтовых клиентов, таких как Outlook. Например, в Outlook „Ctrl + R" даёт возможность мгновенно реагировать на входящую почту. Для того, чтобы мгновенно отослать сообщение, нажмите „Alt + S", для добавления контрагента в список BCC - „Alt + B".
Комментарий блоггера. BCC (Blind Carbon Copy) — это функция в электронной почте, которая позволяет отправлять письма нескольким получателям, но при этом скрыть адреса этих получателей друг от друга. Это полезно, когда нужно сохранить конфиденциальность или избежать спама. Конец комментария.
2. Используйте расширенные функции поиска
Это позволит Вам при переписке с клиентом сэкономить время, необходимое для поиска корреспонденции с ним. С помощью ключевых слов или имён отправителя в Gmail (и не только там) вы сможете найти то, что нужно, значительно быстрее.
Представьте, что вам нужно посмотреть всю полученную корреспонденцию от определённого клиента: достаточно задать его имя в поле поиска в Gmail, и вам сразу же выдадут всё, что с ним связано. Это избавляет от необходимости лазить по всему ящику ускоряет процесс поиска.
3. СЛЕДУЙТЕ «ПРАВИЛУ ДВУХ МИНУТ»
В качестве практического примера возьмём ситуацию, когда получаете e-mail, где просто просят подтвердить встречу. Не откладывайте, а просто ответьте и подтвердите. Не только будете соблюдать порядок в ящике, но и покажете себя надёжным человеком.
4. ОТПИШИТЕСЬ ОТ ТОГО, ЧТО НЕ НУЖНО.
Что ещё немного «успокоит» ваш почтовый ящик? Если вам каждый день приходит куча всякой фигни, которую вы все равно никогда не откроете, то было бы хорошо отписаться от таких новостей. Это простой шаг, но он сэкономит вам кучу времени, которое в противном случае вы потратили бы на дела, которые вам неинтересны от слова совсем, и неважно, пришёл ли этот e-mail лично вам или с массовой рассылкой. Более того, будет понятнее, что творится с вашим ящиком, в котором будет только то, что действительно уместно.
И каждое утро вы сможете начинать с ощущением, что в вашем ящике находится только то, что нужно. Сможете лучше сосредоточиться на работе и заодно сохраните кучу времени. Попробуйте, и результаты вас приятно удивят.
5. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ФИЛЬТРЫ.
Настройка автоматической пересылки электронных писем от определенного отправителя в определенную папку, помогает поддерживать порядок в вашем основном почтовом ящике. Это особо распространено в командах, работающих на удалёнке, поскольку повышает эффективность асинхронной коммуникации и помогает справиться с нагромождением e-mail.
6. Настройте эффективную процедуру
управления электронной почтой.
Этот шаг очень важен для поддержания продуктивности и концентрации на задаче. Специалисты рекомендуют проверять e-mail два-три раза в день в определённое время – например, утром, после обеда и в конце рабочего дня. Такой подход позволит вам свести к минимуму нарушение рабочего процесса и в то же время быть готовым к уместным контактам.
Каждое нарушение рабочего ритма собирает свою дань в виде отвлечения от дела. Кроме того, если слишком часто будете контролировать e-mail, то можете довести себя до стресса. Использование маркеров и фильтров для разбивки на категории e-mail может помочь быстро выделять актуальные вопросы, укладываясь в отрезок времени, выделенный для контроля e-mail. Ещё один плюс – ваши коллеги знают, когда с вами можно связываться.
Далее в оригинальном тексте идёт реклама чешского программного обеспечения, которое позволяет решать эти вопросы. А я добавлю от себя следующее. Лично у меня нет знакомых, которые бы не пользовались электронной почтой. Это не является таким писком моды, как нейросети, и, казалось бы, про работу с ней мы знаем всё. Для большинства людей эти правила не являются каким-то откровением, но тем не менее, мы часто ими пренебрегаем. И зря.
Дело в том, что базовые принципы работы с электронной почтой легко забываются в повседневной суете. Мы возвращаемся к старым привычкам: проверяем почту каждые пять минут, не используем фильтры, копим непрочитанные письма. Поэтому важно периодически освежать в памяти эти простые, но эффективные техники. Даже если вы знаете о них давно, стоит время от времени возвращаться к основам и честно оценивать, следуете ли вы им на практике. Ведь между знанием и применением — огромная разница.
ЧТОБЫ БЫТЬ В КУРСЕ ПОСЛЕДНИХ НОВОСТЕЙ, ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА Telegram-канал «КАРЬЕРА МЕНЕДЖЕРА И Информационные Технологии».