Ты работаешь над проектом,
но вовремя его закончить не представляется возможным? Первый шаг – убедиться,
что срок фактически не может быть выдержан. Главное – знать, на чём это
основано – на чуйке и интуиции или на фактах. Знаю по опыту, что на первое вряд
ли на кого-то произведёт впечатление. И уж наверняка не колыхнёт тех, кто
требует от тебя соблюдать сроки.
ОРИГИНАЛЬНЫЙ ТЕКСТ НАХОДИТСЯ ЗДЕСЬ.
Откуда берётся конечный
срок?
Как
руководитель проекта, ты чисто для душевного равновесия должен знать, остался
ли прежним оговоренный deadline. Выяснить у заказчика - что будет, если
сделаешь на две недели позже? На месяц? На два?
Во
многих случаях ответ будет «В принципе ничего страшного». Но бывает и так, что
каждый просроченный день влечёт за собой финансовые санкции (например, в соответствии
с законодательством или если так прописано в договоре) или полный крах проекта
(например, пока построили стадион, соревнования уже закончились).
Если
deadline не удаётся сместить, то излишне говорить о том,
что твоя задача – уложиться в срок без всяких «это невозможно».
Ну
хорошо, но как перейти от «мне кажется, это невозможно» до «могу доказать, что
срок нереален, если предприятие не поможет таким образом: …»?
Оптимизация графика.
Прежде
всего – гармонограмма. Рассчитывал, что всё будешь выполнять
последовательно, «как положено»? Задачи выстроены одна за другой, например,
сначала анализ, затем доклад, потом описание сути заказа, выбор проектировщика,
подготовка документации проекта, выбор исполнителя, реализация, ввод в
эксплуатацию. Если deadline под угрозой, то забудьте о том, что «Так
положено». Нужно искать задачи, которые можно выполнять одновременно с целью
экономии времени.
И,
очевидно, работа должна быть хорошо организована. Иногда имеет смысл
потратиться на хорошего организатора, чем доверяться дилетантам.
Как
определишься с задачами, которые можно оптимизировать каким-то из
вышеупомянутых способов (или придумать что-то своё, в проектах без креатива
никак) – прикинь, сколько времени сэкономишь, а также сколько дополнительных
задач предстоит выполнить в связи с такой реорганизацией и во сколько это
обойдется. Помнишь о том, что от интуиции нужно переходить к фактам, а потом к
делу?
Поставь в известность
заинтересованных лиц.
Когда
имеешь просчитанный график и план того, что хочешь делать, иди к руководству –
клиенту, спонсору, наблюдательному совету, председателю, правлению – в
зависимости от структуры твоей организации. Честно расскажи о том, что
случилось, и объясни причины. Жизнь вносит коррективы в планы, и, естественно,
что между принятием плана и сегодняшним днём могли возникнуть какие-то новые
обстоятельства. После этого скажи, при каких условиях можно спасти проект и уложиться
в первоначальные сроки (понятно, если о такой возможности будет понятно из
анализа).
Нужно
обратить внимание на следующий вопрос. Если клиент, инвестор или руководитель
услышат что-то типа «проект можно реализовать в срок при условиях, что … (дашь
мне дополнительных людей, бюджет, примешь то или иное решение и т.п.)», то,
очень вероятно, запомнятся только слова «проект можно реализовать в срок». Почти
как «нет проблем, ждёт нас удача». Может оказаться так, что это будет понято
как обещание того, что всё будет хорошо. Соответственно будешь ответственен за
то, что наобещал.
Поэтому
предлагаем построить фразу по-другому: «Кина не будет, разве что если … (дашь
мне дополнительных людей, бюджет, примешь то или иное решение и т.п.)». Хотя в
первый момент это может поднять давление участникам встречи и вызвать сомнение
в твоём профессионализме, но в то же время говорит о том, что тебе можно
доверять – ты без экивоков говоришь, как есть. Теперь твои партнёры наверняка
знают, что существует некое препятствие, от устранения которого зависит успех
проекта.
Жёсткое управление.
Оптимизировав
план и пообщавшись с клиентами, приступайте к действиям. Что нужно делать?
Жёстко управлять проектом! Максимально подробно распредели работу, чтобы каждый
солдат знал свой манёвр. А потом проверяй каждый день, всё ли реализовано
вовремя. Если нужно, то и каждый час. Если что-то не сделано, реагируй
немедленно!
Выясни,
почему не удалось выполнить в срок, но не наказывай людей. Если будешь кричать
и угрожать, то люди перестанут говорить правду. А не будешь знать правду – не
будешь знать, что надо поменять, что поправить, что уточнить – и никогда не
закончишь проект. Комментарий блоггера.
Вспомнилась фраза какого-то американского гуру по менеджменту: «Я не кричу. Я
увольняю» Конец комментария.
Если
на встрече (см. выше) кто-то что-то обещал, то напомните ему про это и
подчеркните, что без этого deadline не будет выдержан. Пусть они почувствуют свою
сопричастность и обязанность помочь.
И на конец, совершенствуй процесс принятия решений. Ожидание решения от совета директоров или юридического отдела отнимает ценное время. Реализация проекта не одному тебе нужна. И в том, чтобы ты мог нормально работать, заинтересована вся организация.
Из этой статьи я могу сделать два вывода.
Первое. Каждый, кто занимался проектами, хоть раз в жизни
допускал срыв deadline. Безусловно, приведенные в статье советы очень полезны, но при одном
условии: твоя репутация среди коллег должна иметь определённый «запас
прочности».
Второе. Чтобы не убивший тебя проект сделал тебя сильнее,
проведи разбор полётов сам для себя. Можешь поделиться своими мыслями с
друзьями и коллегами, можешь не делиться – it depends. Главное – добавить этот кейс в копилку твоего опыта. А пока – всем удачи
и до новых постов!
ЧТОБЫ БЫТЬ В
КУРСЕ ПОСЛЕДНИХ НОВОСТЕЙ, ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА Telegram-канал «КАРЬЕРА МЕНЕДЖЕРА И Информационные
Технологии».