УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ НА УДАЛЁНКЕ. ЧАСТЬ 2.

 

В первой части мы познакомились с базовыми принципами организации командной работы на удалёнке и рассмотрели основные правила коммуникации. Теперь рассмотрим практические аспекты: как грамотно организовать рабочие встречи в виртуальном пространстве, найти баланс между общением и концентрацией на задачах, правильно распределить время между командной и индивидуальной работой. Приведенные в статье рекомендации помогут сделать дистанционную работу вашей команды более эффективной.

ОРИГИНАЛЬНЫЙТЕКСТ НАХОДИТСЯ ЗДЕСЬ

ОПТИМИЗИРУЙТЕ ГРАФИК ВСТРЕЧ, ЧТОБЫ ОН НАИЛУЧШИМ ОБРАЗОМ ПОДХОДИЛ ДЛЯ ДИСТАНЦИОННОГО ОБЩЕНИЯ КОМАНДЫ.

             Это идеальный момент для того, чтобы отработать оптимальный график. Конечно, видеоконференции сейчас популярны как никогда благодаря простоте технологии - для того, чтобы принять участие, достаточно одного клика. Но как их организовать? Проведите аудит своего графика и прикиньте, сколько встреч можно сократить или вообще исключить.

            Для более эффективного взаимодействия в команде на удалёнке оптимизировать график можно примерно так:

Выработайте официальную повестку дня и доведите её до сведения коллег: начните с определения целей каждой встречи, затем составьте повестку дня, указав темы для обсуждения, действия, которые необходимо выполнить, и сроки. Естественно, это надо делать не за пять минут до встречи, а так, чтобы дать участникам возможность подготовиться, а тем, кому это не нужно, проигнорировать. Комментарий блогера. Слово «игнорировать» мне не нравится, но отсебятины нести не буду, в оригинале так и написано - ignorer la reunion. В общем, автор сказал игнор – значит, игнор.  ИМХО, организатор должен сам правильно определить, кого тематика встречи касается, а кого нет. Тем, кто будет нужен, отправить личные сообщения с указанием того, что именно потребуется на этой встрече от участника. И пусть попробует не явиться! Конец комментария. 

Безусловно, такая подготовка потребует затрат определённых усилий, но это окупится тем, что благодаря более эффективным совещаниям будет легче контролировать реализацию проектов.

Ведите протокол встречи, а затем делитесь им: в общем документе или задаче, где написана повестка дня, менеджер делает подробные заметки по темам, которые затрагивались во время встречи. Остальные участники, избавленные от необходимости конспектировать, могут принимать более активное участие в повестке дня. Кроме того, эти заметки будут полезны всем, кто не смог присутствовать на встрече.

Попробуйте попрактиковать так называемые стендап-совещания: если вы регулярно проводите совещания для подведения итогов, почему бы не провести предварительное совещание продолжительностью около 15 минут? Это даст каждому из коллег экономию от получаса до часа. Стендап-совещание, так популярное среди технарей – это та же планёрка, где каждый член команды в одном-двух предложениях резюмирует выполненные задачи, предстоящую работу и проблемы, если таковые имеются. Это очень эффективный способ обмена информацией.

НАЙДИТЕ БАЛЛАНС МЕЖДУ КОММУНИКАЦИЕЙ В СЕТИ И НЕОБХОДИМОСТЬЮ СКОНЦЕНТРИРОВАТЬСЯ НА СОБСТВЕННЫХ ЗАДАНИЯХ.

             Здесь всё выстроено на постоянном общении между членами команды. Не забывайте, однако, о том, что у вас есть свои собственные дела. Комментарий блоггера: Под собственными делами имеется в виду не отпроситься к врачу, а выполнить свой конкретный участок работы по проекту. Конец комментария. Поэтому в нужный момент концентрируйтесь на них и требуйте того же от подчинённых. «Поймать момент», когда вы способны к максимальной концентрации, свести к минимуму отвлекающие факторы, такие как потоки уведомлений, пусть важных, но неактуальных на данный момент, и погоню за двумя зайцами — это является аксиомой. Уделите немного ресурсов на то, чтобы предусмотреть эти факторы, создайте подходящую среду – и результаты вас приятно удивят – вы и ваша команда эффективно сконцентрируются на работе.

Несколько советов, которые вам помогут:

Не посещайте бездумно все встречи подряд. Выясните тему встречи, состав участников и решите, действительно ли стоит ее посещать. Если ответ отрицательный, пропустите встречу и запросите доступ к заметкам, если вы считаете, что они будут вам полезны.

Найдите в время на короткие перерывы. Это поможет вам лучше сосредоточиться на том, что необходимо. Главное — следить за тем, чтобы время вашего отдыха не растянулось на весь день и не было потрачено на соцсети. Это может быть короткая прогулка, что-то перекусить либо почитать газету. Комментарий блогера. Носитель информации, которую вы хотите прочесть, не должен иметь никакой связи с Интернетом, иначе будут те же соцсети, только вид сбоку. На некоторых работах, где режим был не очень строгий, я ходил в тренажёрный зал или бассейн в рабочее время, а для выполнения задач оставался после работы. После занятий спортом я работал значительно интенсивнее, и поэтому начальство смотрело сквозь пальцы на такие перестановки. Для него был важен результат, а не то, в какое время суток он был достигнут. Так было и на советском заводе, и на капиталистической фирме. Да и следующая фраза автора статьи говорит о том же: Конец комментария. Этот перерыв пойдет вам на пользу, у вас прояснится в голове и будет больше энергии для работы.

Когда надо, отключите мобильник. Есть моменты, когда вас ни для кого нет. Все другие внешние источники, кроме самых необходимых, также отключите. Чтобы не пропустить ничего из действительно важного, пользуйтесь напоминалками, установленными на необходимое время. Там, где можно установить режим «Не беспокоить», установите его. Время, когда есть возможность сосредоточиться, бесценно как для вас, так и для ваших коллег. Цените его и берегите!

НАЛАДЬТЕ ОБЩЕНИЕ СО СВОЕЙ КОМАНДОЙ НА УДАЛЁНКЕ.

Вы работаете на удалёнке или на гибридном режиме? Не забывайте о том, что вы всё равно не один! Каждая команда находит свой путь, как сгладить противоречия между необходимостью общих усилий для достижения результата и необходимостью выдерживать социальные дистанции. Изучайте лучшие примеры того, как можно наладить работу «локоть к локтю» в условиях, отличающихся от пребывания в офисе. Не стесняйтесь делиться с коллегами своим положительным опытом, и рассчитывайте, что в ответ с вами поделятся опытом своим.      Наконец, определите, с какими трудностями вы встретились, и работайте вместе со своей командой над поиском решений. Принимайте то, что эти трудности могут обескуражить людей, и проявите необходимую гибкость для того, чтобы выполнить свою функцию как руководителя – обеспечение производительности вашей команды и, как следствие, её благополучие.

Надеюсь, что перевод этой французской статьи оказался полезным для читателей нашего блога. Тема организации командной работы на удалёнке остается актуальной, и я планирую продолжать публиковать материалы, связанные с различными аспектами дистанционной работы.

ВОЗВРАТИТЬСЯ НА ГЛАВНУЮ СТРАНИЦУ.